Новые статьи О проекте Карта сайта Контакты
 
CRM-технологии
Автоматизация
АФХД
Бизнес-планирование
Бюджетирование
Маркетинг
Стоимость компании
Стратегический менеджмент
Управление качеством
Управление персоналом
Управление продажами
Управление проектами
ОСТАЛЬНЫЕ ТЕМАТИКИ
5 лучших в категории
  1. Бюджетирование бизнес-деятельности банка. (392)

  2. Бюджетирование в малом бизнесе. (355)

  3. Бюджетные системы - инструмент управления качеством. (234)

  4. Оценка приложений для бюджетирования (194)

  5. Activity-Based Budgeting: Видеть легко, трудно предвидеть. (180)


Управление 3000 » Бюджетирование » Методики » Сделай правильный выбор!

Сделай правильный выбор!

Версия для печати | Просмотров: 164

В данной статье мы предлагаем вашему вниманию рекомендации по выбору программных продуктов для поддержки бюджетирования и управленческого учета.

В настоящее время на рынке программных продуктов представлено множество решений полностью или частично реализующих автоматизацию задач бюджетирования и управленческого учета.

Одним из важнейших моментов, на который следует обратить особое внимание при выборе соответствующего программного обеспечения, является, совпадение принципов ведения управленческого учета в вашей компании и принципов работы выбираемого программного обеспечения.

Кроме этого следует также помнить, что выбранное ПО должно стать не только центром консолидации плановой и отчетной информации, но и центром получения всей отчетности по бюджетам в форме, удобной для принятия управленческих решений.

Как определить, подходит ли вашему бизнесу данное программное обеспечение? Соответствуют ли принципы работы программы принципам бюджетирования и управленческого учета, принятым в вашей компании?

Если вы сами продолжительное время методично занимаетесь поисками ответов на эти вопросы или перед вами поставлена задача, в короткие сроки выбрать соответствующее ПО, то мы предлагаем вам в помощь инструмент, который существенно облегчит вашу работу. Это рекомендации по выбору программных продуктов для поддержки бюджетирования и управленческого учета, которые были выработаны нами за более чем 6-летний опыт постановки и автоматизации бюджетирования и управленческого учета на российских предприятиях.

Отметим, что в данной статье мы делаем основной упор на финансовый аспект бюджетирования и управленческого учета, а точнее, на финансовые показатели деятельности компании, так как именно грамотное финансовое управление бизнесом приносит владельцам предприятия прибыль.

Руководителям предприятий для принятия решений в области управления финансами компании важна информация о том, каковы консолидированные результаты бизнеса и результаты работы отдельных подразделений именно в денежном выражении.

Менеджерам подразделений, для обеспечения руководителей такой информацией, необходимо осуществлять планирование и учет в стоимостном выражении (в количественном выражении в разумной детализации), а также вести совокупность взаимосвязанных бюджетов и показателей финансово-экономического анализа. И инструментом для решения данных задач служит соответствующее ПО в области автоматизации финансового управления.

Первоначальный выбор

Чтобы выбрать программный продукт, оптимальный для Вашей компании, ответьте на вопросы представленные ниже.

Ответы на первые три вопроса помогут значительно сузить рамки на первоначальной стадии выбора продукта и укажут также на свойства продукта, которые следует изучить более детально:

1. Какую учетную систему вы используете или планируете использовать?

Этот момент является одним из самых важных, так как большая часть данных, используемых в бюджетном управлении и управленческом учете, используется также в бухгалтерской учетной системе. Например: если вы используете или планируете использовать систему "1С:Предприятие" (наиболее популярную учетную систему среди российских пользователей), то рамки выбора ПО сужаются. Вы сосредотачиваете поиски среди систем, разработанных на данной платформе, и, тем самым, избавляете себя от двойного ввода данных в будущей работе.

2. К какой форме организации бизнеса относится "автоматизируемое" предприятие: холдинг, корпорация, акционерное общество с развитой филиальной сетью или небольшая компания. Здесь важно понять, есть ли необходимость в учете или планировании внутрихолдинговых операций и консолидации данных из дочерних/аффилированных структур.

Соответственно, если такая необходимость есть, то ПО должно иметь все функциональные возможности для настройки специальных форм для учета внутренних операций. Такие операции отражаются в отчетности дочерних компаний, но исключаются из отчетности головной компании во избежание двойного учета.

А если необходимости нет, то Вам, соответственно, необязательно платить дополнительные деньги за расширенный функционал.

3. Существует ли у вашей компании потребность в гибкой модели управленческого учета и бюджетирования с возможностью изменения настроек в ней? Нужно ли создавать собственные бюджеты, отчеты или настраивать собственные алгоритмы расчета показателей управленческого учета? Или на вашем предприятии будет достаточно внедрить жесткую модель бюджетов, с минимальными корректировками в будущем?

Если предприятие динамично развивается и требуется гибкая модель бюджетирования, то вам надо искать такое ПО, которое позволяет настроить управленческий план счетов, форматы отчетов, связи между бюджетами, все параметры специальных процедур для учета и планирования (см. ниже вспомогательную таблицу для подробного сравнительного анализа программных продуктов) и т.п.

Если же предприятие стабильно и никаких существенных изменений в финансовой структуре, принципах управленческого учета и т.п. не предвидится, Вам будет удобнее внедрить программу с заданной, жесткой моделью бюджетов.

Детальный выбор

В процессе постановки системы бюджетирования и финансового управления на многих российских предприятиях, мы пришли к выводу, что выбор программного продукта для бюджетирования и управленческого учета - это решение, напрямую зависящее от стратегии развития компании. Поэтому требования к системе следует предъявлять исходя не столько из конкретных текущих задач, сколько из будущих потребностей системы управления, которая будет существовать в компании с учетом ее развития.

Предлагаем вашему вниманию сравнительный анализ программных продуктов для автоматизации бюджетирования и управленческого учета (Таблица 1).

В столбце 1 приведен список основных требований со стороны системы управления к информационным системам по бюджетированию и управленческому учету. Для удобства и наглядности они разбиты по этапам управленческого цикла. Дополнительно приведены технические возможности, а также условия распространения, внедрения и поддержки информационной системы.

В столбце 2 Вам предлагается проставить ту или иную степень важности наличия данной возможности в выбранном ПО. При выборе необходимо анализировать соответствует ли выделенная возможность ПО принципам работы в компании. На практике часто возникают ситуации, когда выделенный принцип важен, но пока отсутствует в системе бюджетирования и управленческого учета компании. Поэтому необходимо учитывать не только реальную ситуацию в организации системы, но и ее развитие. Подобную динамику важно спрогнозировать заранее, чтобы понять, стоит ли выбирать систему, которая сможет реализовать данные функции, даже если такой потребности на сегодняшний момент нет. Либо предусмотреть переход в будущем от более простого ПО к более сложному, решающему целый комплекс задач. Для этого вы можете использовать такие варианты ответов, как: "важно сейчас", "в течение года", "в течение 1 – 2 лет", "более года" и т. д.

В столбцах 3 – 5 (количество граф зависит от количества сравниваемых между собой программных продуктов) проставляется наличие возможности в ПО значками "+"; "-", либо другим способом.

Таблица 1. Сравнительный анализ программных продуктов для автоматизации бюджетирования и управленческого учета.

Возможности программы Важность наличия данной возможности Программный продукт 1 ... Программный продукт ХХ Классификация программного обеспечения по задачам
1 2 3 4 5 6
Целеполагание и построение модели бюджетирования и управленческого учета
1. Делегирование ответственности и полномочий.
Возможность выделения в составе компании центров финансовой ответственности позволяет получать любой управленческий отчет по отдельному ЦФО (бизнесу, подразделению, проекту), группе или всей компании. При этом финансовая структура может совпадать, или отличаться от организационной.
        Обучение
2. Моделирование системы бюджетов.
Возможность построения собственной системы бюджетов и настройки взаимосвязей между ними.
        Комплексное решение
3. Универсальность системы бюджетирования.
Возможность реализации в единой модели и базе данных системы бюджетирования для фирм с разными направлениями деятельности позволяет применять программу для разнопрофильных компаний.
        Обучение
4. Настройка собственных отчетов, показателей и аналитик бюджетирования.
Создание и настройка собственных показателей и отчетов позволяют получать индивидуально настроенные данные. Количество аналитик должно быть неограниченно, если перед менеджерами динамично возникают новые задачи и требования. Применение визуальных технологий исключает необходимость кодирования с привлечением программистов и сокращает время на получение результатов.
        Комплексное решение
5. Моделирование финансово-хозяйственной деятельности.
От возможности настройки индивидуальных операций, свойственных конкретному бизнесу и системе управления зависит качество управленческих отчетов и точность системы учета и бюджетирования.
        Комплексное решение
6. Использование нормативов и лимитов.
При налаженном процессе бюджетирования нормативы позволяют автоматически планировать и ограничивать расходы средств по статьям и прочим аналитикам, а лимиты – контролировать исполнение бюджета.
        Локальная задача
7. Поддержка международных стандартов финансовой отчетности (МСФО).
В случае поддержки МСФО, возможно ведение учета и подготовка управленческой отчетности в "западных" форматах (GAAP, IAS и др.). Это необходимо для западных инвесторов, и выхода на западные рынки привлечения инвестиций.
        Обучение
8. Возможность параллельного учета по нескольким стандартам.
Данная возможность требуется, когда необходимо предоставлять несколько вариантов отчетности, исходя из совершенно различных принципов учета, обработки данных и формирования отчетов, основываясь на одной и той же первичной информации.
        Комплексное решение
9. Управленческие аналитики.
Достаточность доступных управленческих аналитик определяет возможности построения аналитических отчетов. В состав управленческих аналитик входят бюджетные статьи, контрагенты, продукты, ЦФО и т.п.
        Локальная задача
Планирование, бюджетирование
10. Получение основных бюджетов.
Возможность получения бюджета движения денежных средств (БДДС), бюджета доходов и расходов (БДР), бюджета по балансу (ББЛ).
        Локальная задача
11. Получение дополнительных бюджетов.
Возможность получения бюджета продаж, закупок, производства готовой продукции, остатков, дебиторской и кредиторской задолженности и т.п.
        Локальная задача
12. Установка целевых значений.
Для руководителей важно иметь возможность установить одной цифрой значения целевого результата (ориентира), чтобы затем подчиненные детализировали бюджеты и обеспечили достижение данного значения, сначала по плану, затем по факту.
        Обучение
13. Планирование различных сценариев.
Ведение планов по различным сценариям позволяет моделировать финансовые показатели исходя из различных прогнозов развития событий и степени достоверности данных. Также сценарии полезны для черновых расчетов. Сравнение сценариев планов позволяет выбрать оптимальный.
        Обучение
14. Планирование "сверху-вниз" и "снизу-вверх".
Осуществление планирования, особенно в крупных распределенных компаниях, удобно осуществлять как снизу вверх (от отдельного документа-заявки), так и сверху вниз, когда руководитель устанавливает агрегированные данные, а подчиненные их детализируют по аналитикам в пределах установленных сумм.
        Обучение
15. Специальные средства для упрощения планирования.
При вводе плановых данных могут быть полезны процедуры копирования предыдущих плановых или фактических данных, с коэффициентом прироста. Также удобны средства для автоматического планирования целых цепочек взаимосвязанных операций, когда одно действие может порождать целую цепочку подчиненных операций, влиять на другие статьи в различных бюджетах в различных временных промежутках.
        Локальная задача
16. Планирование в произвольных периодах времени и с произвольной дискретностью.
Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах позволяет не испытывать ограничений разным группам пользователей в зависимости от стоящих перед ними задач планирования. Планирование с точностью до дня позволяет затем агрегировать данные в любые необходимые временные промежутки.
        Обучение
17. Утверждение планов.
После утверждения планов должна существовать возможность запрещения для пользователей любых изменений в них. Дополнительно удобно, когда запрет на изменения может выборочно устанавливаться на отдельные бюджеты (виды операций) и периоды времени. Особенно актуальна эта задача для многовариантного планирования и коллективной работы.
        Обучение
18. Моделирование "что-если".
Возможность анализа последствий каждого управленческого решения позволяет взвешенно принимать решения, отражающиеся на финансовом состоянии. Откат одной операции должен приводить к откату всей цепочки взаимосвязанных операций.
        Обучение
19. Платежный календарь.
Платежный календарь позволяет создать систему оперативного планирования и контроля финансовых потоков, устанавливать приоритеты выплат и т.п. Платежный календарь – это средство оперативного планирования, в пределах утвержденного бюджета. В первую очередь он служит для планирования выплат.
        Обучение
Учет и контроль
20. Внутрихолдинговые операции.
В сложной финансовой структуре требуется планирование и особенно учет внутренних операций между ЦФО, трансфертов, перераспределений между фондами и т.п.
        Локальная задача
21. Специальные обработки для управленческого учета.
Настраиваемые процедуры расчета курсовых разностей, автоформирования документов, разнесения косвенных расходов, закрытия произвольных периодов и др. позволяют сократить время учетных работников и повысить скорость и надежность управленческих данных.
        Локальная задача
22. Связь с учетными системами.
Для получения фактических данных требуется импортировать их в программу, через встроенные и внешние средства обмена данными. С внешними программами обмен может происходить через промежуточный файл, с описанным форматом данных.
        Комплексное решение
Анализ и внесение корректив в бюджеты и цели
23. Консолидация данных для холдингов, управляющих компаний и корпораций.
Управленческая отчетность холдингов должна консолидироваться по специально настраиваемым правилам из первичных данных и отчетов. При этом существует методическая (какие данные и каким образом консолидировать, как избежать двойного учета внутренних операций) и техническая (как передавать данные из удаленных филиалов и компаний) стороны проблемы. Техническая сторона отражена в п. №34 .
        Локальная задача
24. Анализ плановых и фактических структуры затрат, расчет безубыточности, себестоимости, маржи, рентабельности.
Данный анализ предельно важен на первых этапах внедрения управленческого учета и бюджетирования, для достижения ясных целей сокращения затрат.
        Обучение
25. Факторный анализ.
За счет оценки влияния каждого фактора на результат можно понять критические ситуации, и определить наиболее эффективные рычаги повышения финансовой устойчивости и рентабельности предприятия.
        Обучение
26. Понятность управленческой отчетности.
Сочетание табличной информации с графической, выделение цветами отклонений, возможность задания пояснений для отдельных показателей и их значений упрощает работу с отчетностью.
        Обучение
27. OLAP-отчеты.
OLAP-отчеты позволяют пользователю самостоятельно настраивать внешний вид и содержание отчетов "на лету", без перепрограммирования и повторных запросов к БД.
        Обучение
Технические возможности
28. Использование управленческого плана счетов.
За счет управленческого плана счетов можно настроить требуемые регистры учета операций, с необходимой аналитикой. Двойная запись обеспечивает корректное получение любых управленческих отчетов, включая управленческого баланса.
        Обучение
29. Многовалютный учет.
Ведение плановых и фактических операций в произвольных валютах и курсах, с ведением справочника плановых и фактических курсов дает возможность получения отчетов в произвольной валюте.
        Обучение
30. Возможность предоставления отчетов за произвольный период.
Возможность предоставления отчетов за произвольный период как с точки зрения дискретности, так и с точки зрения глубины отчета (за любой период в прошлом или будущем) позволяет гибко получать нужные данные.
        Обучение
31. Встроенная связь с "1С:Предприятие".
Автоматическое формирование фактических данных от первичных документов и проводок позволяет избежать многократного ввода одних и тех же данных, а также сократить время на получение управленческих отчетов по факту. "1С:Предприятие" - самая распространенная учетная система в странах СНГ, и ее поддержка обеспечивает возможность автоматической интеграции с учетными конфигурациями "1С:Торговля и склад", "1С:Бухгалтерия", "1С:Комплексная" и пр.
        Обучение
32. Использование произвольных форм ввода данных.
Для упрощения ввода данных, разграничения доступа к информации часто требуется создание собственных форм ввода данных, а не только отчетов. На этих формах указывается только те реквизиты, которые требуется ввести пользователю в момент планирования, без знания специальных терминов и требований учета, а также системных свойств.
        Локальная задача
33. Документооборот.
Встроенные средства обмена сообщениями и документами между пользователями позволяют организовать коллективный процесс обработки информации.
        Обучение
34. Встроенные средства обмена данными.
В случае распределенной структуры управления и удаленных офисов, возникает необходимость передачи и консолидации данных в одном или нескольких центрах учета.
        Комплексное решение
35. Разграничение доступа к данным.
При коллективной работе большого количества пользователей часто возникает потребность гибкого разграничения доступа к данным.
        Комплексное решение
36. Многоуровневые управленческие аналитики.
Использование иерархических аналитик позволяет автоматически группировать информацию и автоматически получать отчеты по отдельным элементам, а также группам. Это помогает решить вопросы консолидации данных.
        Обучение
37. Многопользовательская работа.
Система бюджетирования требует одновременного коллективного доступа пользователей к базе данных. Распределение вычислений между рабочими станциями и сервером позволяет быстрее получать отчеты, и более надежно хранить информацию. Поэтому двух- и трехзвенная архитектура бизнес-приложений обычно является более предпочтительной.
        Обучение
38. Скорость и простота внесения изменений в настройки.
В процессе эксплуатации может возникнуть необходимость изменений в бюджетной модели. Важно, чтобы после выполнения этих изменений они сразу становились доступными для всех пользователей.
        Обучение
39. Визуальность всех выполняемых настроек.
Возможность выполнения всех вышеуказанных настроек без программистов и знания кода позволяет оптимальным образом настроить систему специалистам в управленческом учете и бюджетировании.
        Обучение
40. Локализация продукта.
Локализация продукта означает не только наличие всех переведенных на национальный язык форм программы и справки. Также локализация включает в себя адаптацию к местным требованиям законодательства и особенностям ведения учета, чтобы интегрировать программу с учетной системой.
        Обучение
Внедрение, поддержка и система распространения программного продукта
41. Поддержка продукта разработчиком.
Возможность получения руководства пользователя, обновлений по мере выхода новых релизов и версий, консультаций с разработчиком в случае проблем при эксплуатации необходима для получения отдачи от программного продукта в течение всего жизненного цикла.
        Обучение
42. Приобретение новых версий.
Развитие требований со стороны системы управления и ИТ-области заставляет разработчиков регулярно выпускать новые версии. В этом случае важно, насколько существует возможность учета ранее сделанных инвестиций в продукт при приобретении новых версий.
        Обучение
43. Возможность внедрения продукта разработчиком.
Программные продукты для бюджетирования требуют не только тщательной настройки, но и предварительного обучения персонала, разработки регламентов системы бюджетного управления. Наличие типовых методик и консультационно-внедренческих продуктов позволяет быстрее и надежнее добиться результата от системы.
        Обучение
44. Приобретение через партнерскую сеть, а не только у разработчика.
Возможность приобретения продукта не только у разработчика из другого города и региона, но и у местного партнера, а также возможность сопровождения местными специалистами, сокращают временные и финансовые затраты при внедрении и эксплуатации.
        Обучение
45. Наличие внедренных решений.
Для управленческих продуктов очень важным фактором является количество ранее выполненных внедрений, опыт разработчика и выбранного внедренца. Наличие внедренных решений, особенно в примерно схожих компаниях, повышает уверенность в успехе проекта внедрения для конкретной компании.
        Обучение

Примечания:

  1. сравнительная Таблица 1 может быть использована для сравнения различных приложений по управленческому учету и бюджетированию.
  2. В основу таблицы положены собственные теоретические знания и практический опыт постановки и автоматизации бюджетирования и управленческого учета. Перед составлением требований авторы изучили материалы по выбору систем бюджетирования фирм "KPMG", "Carana" и др., а также информацию из Интернет-сайтов: http://www.cfin.ru/, http://www.e-xecutive.ru/, http://www.consulting.ru/, http://www.devbusiness.ru/, http://www.iteam.ru/.

В целом, данная таблица представляет собой алгоритм, последовательно исполняя который Вы формируете требования к продукту.

В результате заполнения таблицы Ваш выбор должен ограничиться конкретным программным продуктом, либо несколькими продуктами, совпадающими по своей идеологии принципам бюджетирования и управленческого учета, принятым вашей компанией.

Если вы выбрали несколько программ, то рекомендуем для более детального ознакомления с ними воспользоваться сервисами, которые обычно предоставляют компании-разработчики: посетить демо-дни, скачать демо-версии и презентации, либо обратиться к пользователям выбранного ПО. При выборе не следует опираться только на один из предложенных способов. Например, нет гарантии, что вам подойдет программа, которую приобрела компания, к которой вы обратились за советом. Следует также обратить внимание на репутацию компании-разработчика ПО, возможности по дальнейшему сопровождению продукта, технической поддержке.

А. Федосеев, Я. Рочкус


© 1998-2016, УПРАВЛЕНИЕ 3000
При использовании материалов сайта прямая ссылка обязательна.