|
Управление 3000 » Автоматизация » Электронный документооборот: успешное управление предприятием
Электронный документооборот: успешное управление предприятием
Версия для печати | Просмотров: 0
В любой организации есть целая уйма документов. Многие работают по старинке и используют бумажные носители. Грамотные руководители больших предприятий предпочитают хранить информацию в электронном виде, на одном персональном компьютере.
Бумажный документооборот давно привычен и традиционен, однако электронный архив документов; обладает целым рядом достоинств, таких как:
• быстрый поиск документов;
• простота организации контроля над исполнением резолюций и директив;
• короткие сроки подготовки документации и ее согласования;
• легкость организации одновременной работы с документами нескольких пользователей;
• возможность и быстрота составления сводных отчетов или журналов.
В крупных организациях присутствует огромное количество документов: их сложно систематизировать и контролировать, и жизненно важным является внедрение систем электронного документооборота, что позволяет:
• маршрутизировать и отслеживать движение документов в реальном времени;
• сделать возможной коллективную работу пользователей с одним документом;
• автоматизировать делопроизводство с момента получения или создания документов до их полного исполнения;
• хранить документы в централизованной базе данных;
• легко находить документы;
• экспортировать документы из системы;
• снизить время и затраты на печать, копирование и доставку документов;
• уменьшить объем рутинной работы;
• открыть творческие возможности для сотрудников.
То, что все документы хранят не на локальных компьютерах работников, а на сервере предприятия, позволяет пользователям работать с документом, находясь на любом рабочем месте. Для этого ему нужно просто войти в систему, введя свой логин и пароль.
Многочисленные компании разрабатывают комплексные программы, позволяющие упростить работу с документами, внедряя такой продукт, как система электронного документооборота. Подобных программ сегодня много, и они различаются и по своей функциональности, и по цене. Такую систему устанавливают самостоятельно, если в организации есть квалифицированный специалист по информационным технологиям. В противном случае внедрение этого программного продукта производят работники сторонних компаний, которые выбирают оптимальную версию программного обеспечения и налаживают ее работу. Как правило, предприятие приобретает пользовательские лицензии и пакет технической поддержки.
|
